Le donneur d'ordre, le client ou l'intermédiaire en charge d'organiser le transport pour le client bénéficiaire doivent conformément au Code des transports (article D.1112 R.8795-4 3ième partie article R.3111-1 afférent au contrat commercial) :

• Fournir au transporteur : les lieux de prise en charge et de dépose / les lieux d'arrêts autre que les points de dépose finale / s'assurer de leur accessibilité / vérifier l'absence de restrictions (tonnage interdit au + 3.5 t / longueur & hauteur adaptées).
• S'assurer que les points de prise en charge ou dépose ne nuisent pas à la circulation routière et sont autorisés par l'autorité publique.
• Privilégier des arrêts de bus officiels (si accord du gestionnaire réseau transport urbain) conformément aux articles R.118-3 et R70-4 du Code des transports (privilégier des arrêts sécurisés avec les caractéristiques techniques suivantes : lignes zigzag jaunes sur 10 mètres au moins - panneau si arrêt bus matérialisé) et s'assurer de l'accessibilité de l'arrêt sans stationnement sauvage aux abords.
• Garantir l'accès du car de 12 à 14 mètres et que la traversée de la chaussée soit sécurisée pour tous les usagers et limiter la vitesse d'approche.
• Certains points de prise en charge ou de dépose sont souvent interdits aux cars de 12/13/14 mètres du fait d’accessibilité compliquée : rues étroites / rond points spécifiques / etc. Dans cette éventualité le client donneur d’ordre organisera des mises en places de minibus / navettes à la prise en charge comme à la dépose - prestations financièrement à la charge du client.
• Le client confirme prendre connaissance de la fiche «Votre sécurité à bord de nos autocars» et imposer à ses accompagnateurs (encadrants - professeurs - personnel d’accompagnements) d’occuper obligatoirement les places marquées A sur la fiche sécurité.

Toutes instructions de prise en charge contraires aux points susmentionnés et émanant du donneur d'ordre peut impliquer sa responsabilité pénale. En effet si l'autocariste est tenu d'une obligation contractuelle de sécurité à l'égard de ses clients (C cass 1 civ du 5 février 1991 n89-15.321), le donneur d’ordre reste, selon la Cour de cassation, tenu d’une obligation de veiller à ce que le transport soit exécuté dans des conditions de sécurité suffisantes.

• Le transporteur doit rester seul décisionnaire du choix des lieux de prises en charge et de dépose de manière à remplir toutes les obligations de la sécurité routière. Le donneur d'ordre devra de ce fait privilégier les prises en charge et déposes sur de larges places (à l'abord d'un complexe sportif - stade - piscine) ou parc exposition ou gare routière (avec accord du gestionnaire) ou de larges avenues et non des rues étroites.
• Le transporteur se réserve le droit de refuser tous points d’arrêt n'offrant pas une garantie suffisante d’accessibilité. Une décharge pour prise en charge pourra être exigée : dans ce cas si un évènement ou incident est occasionné, il sera imputable au donneur d'ordre qui en assumera les conséquences financières.
• L’autocariste est soumis à la réglementation sociale européenne sur les temps de conduite / repos / pause. Cette législation est jointe aux offres commerciales et est consultable sur notre site internet - aussi le conducteur après avoir informé le client reste décisionnaire des lieux d’arrêts et pause.

Seul le conducteur peut décider in fine des heures de départ et de retour. En cas de modification d’horaires du fait du donneur d’ordre - à savoir le client - le conducteur pourra refuser tout retard ou modifications, notamment, si cela doit l’amener déroger à la réglementation sociale européenne et commettre de ce fait une infraction sanctionnée par une amende. Dans cette éventualité la responsabilité pénale du client sera engagée et mise en cause notamment en cas de contrôle gendarmerie ou services de la DREAL, à posteriori. Tout retard non prévu, et dont la responsabilité est établie du fait du client, déclenchera une facturation de 200€ l’heure.

Le donneur d’ordre - le client - est responsable du pointage de ses passagers. La responsabilité du conducteur ou du transporteur ne peut être engagée en cas de personne manquante.